POLÍTICA de privacidad y manejo de datos personales

MD&CO Consulting Group

Compañía identificada de consultoría y servicios de gestión administrativa con NIT. 901119781-5, que en adelante y para efectos de este aviso se denominará MD&CO la cual tiene como propósito apoyar a las empresas del sector de la salud en la mejora continua de habilidades técnicas y estratégicas a través de herramientas que faciliten una mayor eficiencia en el desempeño de la toma de decisiones,

 1. Ubicación.

 El domicilio social de MD&CO está ubicado en la carrera 100 número 5-169 torre B piso 6 Pasoancho centro comercial Unicentro oficina 29 en la ciudad de Cali. y tiene dispuestos como canales de contacto con sus clientes y usuarios, además de las comunicaciones escritas dirigidas a su domicilio, la página web www.mdco.com.co, el PBX (57) 4856253 y el correo de contacto info@mdco.com.co

 2. Principios rectores de protección de datos.

 MD&CO está comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de accionistas, trabajadores, candidatos a vacantes, contratistas, clientes, comunidad en general y cualquier otra persona que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos, garantizando la aplicación de los siguientes principios generales para el tratamiento de datos personales, contemplados en la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios:

 ·        Legalidad: MD&CO cumplirá de forma estricta lo establecido en la Ley 1581, decretos reglamentarios y demás normatividad que la regule el tratamiento de datos personales.

·        Finalidad: MD&CO realizará el tratamiento de los datos personales para una finalidad legitima, la cual será informada previamente al titular.

·        Libertad: MD&CO tratará los datos personales únicamente cuando obtenga el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información o cuando la ley así lo permita.

·        Veracidad: MD&CO deberá realizar el tratamiento de datos personales veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

·        Transparencia: MD&CO garantizará al titular de la información que, en cualquier momento y sin restricciones, pueda obtener su información personal existente en nuestras bases de datos y archivos.

·        Accesos restringidos a la información: MD&CO se compromete a que los datos personales que se encuentren en sus bases de datos o archivos, excepto aquellos que cumplan con la condición de públicos, no podrán encontrarse disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto cuando el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido y de manera exclusiva a los titulares o terceros autorizados.

·        Seguridad: MD&CO se compromete a manejar los datos personales que reposan en sus bases de datos y archivos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, previniendo o mitigando el riesgo de adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·        Confidencialidad: MD&CO se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, aún después de finalizada su relación con MD&CO, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 3. Datos administrados por la compañía

 MD&CO ha identificado las bases de datos que administra y así lo ha indicado en este Aviso de Privacidad y MD&CO en el desarrollo de su objeto social y para la correcta administración de la información sobre suscriptores de la página web, usuarios del blog, participantes de los cursos y proyectos de consultoría, proveedores, demás usuarios y colaboradores.

4. Aceptación de la política de Privacidad.

La aceptación expresa de esta política de privacidad, del tratamiento de la información y de los datos personales, establecida por MD&CO y en los términos aquí expuestos ocurre cuando el cliente, proveedor, empleado y terceros de manera libre y voluntaria proporciona sus datos personales a las personas de mercadeo, directores y asistentes de proyectos, al área administrativa o financiera en: Formularios físicos o electrónicos, en la página web www.mdco.com.co en la sección contáctenos, por medio de nuestro PBX (57) 4856253 en Cali, a través de cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos o de cualquier otra fuente pública de información que se permita por la Ley..

En el caso de las bases de datos obtenidas antes de la entrada en vigencia de la ley 1581 de 2012, se dará aplicación a lo establecido en el Art. 10 del Decreto 1377 de 2013 al aceptar esta política de tratamiento de datos, cada uno de nuestros clientes o usuarios , empleados o cualquier persona en su calidad de titulares de la información y de los datos personales recolectados; autorizan previa, libre y expresamente a que MD&CO realice el tratamiento de estos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, procesamiento y supresión de estos.

Por ello, MD&CO en su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Por disposición legal, MD&CO se abstiene de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad, o datos sensibles de sus asociados de negocio, tal y como lo dispone la Ley 1581 de 2013.

Los titulares de los datos personales, mediante su autorización previa, expresa e Informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos y en general tratados para las siguientes finalidades:

5. Finalidades del tratamiento de datos.

 Las finalidades del Tratamiento de datos personales suministrados por nuestros clientes y usuarios tales como teléfono, dirección, correo electrónico, celular, son específicamente para mantener el contacto académico, de la consultoría de acompañamiento y para la comercialización de nuestros productos y servicios. para la correcta administración de la información sobre suscriptores de la página web, usuarios del blog, participantes de los cursos y proyectos de consultoría, proveedores, demás usuarios y colaboradores.

Así mismo, los datos personales suministrados que no tengan el carácter de “sensibles”, se utilizarán para el desarrollo de actividades de conocimiento del perfil comercial del cliente o usuario, el desarrollo de campañas comerciales, publicitarias, y de marketing, relacionadas con productos y servicios de MD&CO y para el desarrollo de productos y servicios que puedan complementar o enriquecer la oferta a los usuarios.

Igualmente se podrán compartir con Aliados afines a los servicios que presta MD&CO, con el fin de mejorar el portafolio de servicios y productos disponibles para los usuarios. Estos Aliados serán dados a conocer de manera oportuna bien sea a través de la página web o correo electrónico.

En desarrollo de su objeto social, de los contratos suscritos con sus colaboradores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, MD&CO podrá dar tratamiento a los datos personales de los usuarios, de acuerdo con la necesidad del servicio que vaya a prestar, dentro de los cuales están:

  • Organización de Congresos, capacitaciones o Foros

  • Proveer servicios y productos requeridos.

  • Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.

  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

  • Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.

  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, capacitaciones presenciales o virtuales y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.

  • Realizar estudios de mercado relacionado con los servicios que comercializa MD&CO.

  • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales

  • Mantener y actualizar constantemente bases de datos que generan estadísticas que permiten mejorar los servicios que reciben nuestros clientes.

  • Dar respuesta a las peticiones, consultas, quejas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales que se han dispuesto.

  • Confrontar la información personal entregada por el titular con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgos; igualmente, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación.

  • Consultar la información recibida en las listas, nacionales e internacionales, para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Las siguientes son las finalidades específicas para los diferentes titulares de información de carácter personal que se encuentran dentro de las bases de datos y archivos de MD&CO:

En general para proveedores

MD&CO solo solicitará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por MD&CO son necesarios para ejecutar la gestión o servicio contratado y verificar referencias y certificaciones comerciales, y deberán contar con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con la presente política.

 Los datos personales captados de los proveedores y sus trabajadores serán necesarios para realizar, entre otras, las siguientes actividades:

·        Ejecutar una correcta gestión contractual.

·        Realizar análisis financieros, operativos, técnicos, de calidad, reputacional y de riesgos, ya sea directamente o a través de terceros.

·        Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados.

·        Efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas y demás acciones relacionadas.

·        Responder solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados y que tengan como rigen el vínculo contractual.

·        Establecer controles de logística y relacionamiento.

·        Brindar asistencia e información de interés general, comercial, financiera o técnica que pueda ser del interés del proveedor.

·        Cumplir debidamente con las responsabilidades legales y contractuales a cargo de MD&CO.

En general para empleados

MD&CO suscribe con sus empleados documento de autorización mediante el cual le explica la finalidad y el alcance de la Ley 1581 de 2012, en relación al tratamiento de los datos personales que se obtengan por parte del empleado como Titular de la Información a través de los vínculos contractuales celebrados entre empleador y trabajador; indicando la finalidad y el uso que se le dará. MD&CO será responsable del manejo de datos personales proporcionados por sus trabajadores y posibles practicantes, de igual forma del uso y la protección de éstos. Los datos personales se utilizarán, entre otras, para lo siguiente:

·        Establecer y gestionar el proceso de selección, contratación, formación, capacitación y medición del desempeño.

·        Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual, como: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, gestión de posibles viajes, viáticos y otros relacionados.

·        Realizar registro fotográfico y biométrico de la huella digital con el fin de identificarlo y expedir carné o documento de identificación.

·        Enviar comunicaciones internas.

·        Desarrollar una correcta gestión de prevención de riesgos laborales, sin limitarse a ejecución de diagnósticos y datos de accidentes

Realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud (EPS), medicinas prepagadas, cajas de compensación familiar, programas y pólizas de seguros, administradoras de riesgo laboral (ARL), y demás necesarias para el cumplimiento de los deberes del empleador.

·        Realizar pruebas psicotécnicas, de desempeño, competencias y habilidades, evaluaciones psicológicas y psicosociales, y todas las demás que se realice en virtud de su relación laboral.

·        Realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el trabajador haya previamente autorizado.

Tratamiento y Finalidades de las bases de datos de candidatos a empleados, empleados, proveedores, potenciales clientes y ex clientes:

Los datos personales que sean recibidos durante el proceso de selección serán almacenados en un archivo o carpeta física y/o digital que se identificarán con el nombre de cada uno de los titulares, la cual se conservará por un máximo de seis (06) meses en aquellos casos en el que el vacante no haya sido seleccionado, una vez cumplido éste término, la información será eliminada o suprimida. De haber sido seleccionado la autorización se conservará en el correspondiente archivo o carpeta.

La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que MD&CO se forme una opinión sobre las calidades de la persona y pueden ser conservadas para futura plazas que se abran, en el evento en que no sea contratado en la primera oportunidad. Por lo tanto, los datos recolectados de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos.

En el caso de los Proveedores, personas naturales, de MD&CO, se busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad, técnica, administrativa y financiera, el comportamiento comercial de éstos y desarrollar los contratos correspondientes. Así como, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés.

Los datos de nuestros clientes, representantes legales y sus trabajadores son captados mediante formularios físicos y/o electrónicos, cumpliendo la normatividad aplicable, y se utilizarán para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de forma correcta la relación contractual

·        Realizar evaluaciones como clientes potenciales.

·        Actualizar los datos periódicamente.

·        Realizar análisis de riesgos financieros, técnicos, operativos o administrativos.

·        Realizar seguimiento a los servicios o productos contratados.

·        Efectuar labores de facturación.

·        Gestionar labores de cobro de obligaciones, legales o contractuales.

·        Realizar análisis estadísticos, de tendencias y comportamientos del mercado.

Los datos de potenciales clientes y ex clientes son datos aportados en su momento por un Titular que no ha formalizado la relación contractual con MD&CO o que habiéndolo hecho esta ya expiró. En ambos casos se buscará obtener el consentimiento para poder hacer uso de esos datos con el fin de ofrecer de nuevo los servicios que presta MD&CO.

6. Derechos del Titular

El Titular de los datos personales o los causahabientes, tendrán los siguientes derechos:

·        Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante MD&CO o al encargado del Tratamiento de los datos, especialmente respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

·        Solicitar prueba de la autorización otorgada a MD&CO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

·        Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos a la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

·        Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

·        Conocer al tratamiento del que hayan sido objeto sus datos personales.

7. Procedimiento de acceso, consulta y reclamación

A.     Derecho de acceso.- El titular podrá acceder en cualquier tiempo a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de MD&CO, así como las condiciones y generalidades en que se está efectuado. Por tanto, éste podrá: i) conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus datos personales, ii) tener acceso a los datos personales en posesión del responsable, o conocer la finalidad que justifica el Tratamiento. El titular tendrá acceso a los datos personales objeto de Tratamiento por parte de MD&CO de manera gratuita, previa acreditación de su identidad, por lo menos una vez al mes de conformidad con lo establecido en el Art. 21 del Decreto 1377 de 2013.

B.     La Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, será el consultor de comunicaciones, en el correo electrónico suscripciones@md-co.net y/o en la dirección: Carrera 100 # 5-169 piso 6 Torre B Pasoancho Centro Comercial Unicentro oficina 29, en la ciudad de Cali.

C.    Consultas.- El titular o sus causahabientes, podrán consultar MD&CO previa solicitud de este, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

D.    Reclamos.- El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o este Manual, podrán presentar un reclamo ante MD&CO el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

E.     El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MD&CO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

  1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  5. Procedimiento presentación de reclamos.- El titular o su representante podrá solicitar a MD&CO, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión tendrá que ser presentada a través de los medios habilitados por MD&CO y contener como mínimo lo siguiente:

    a. Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.

    b. Documentos que acreditan la identidad o la personalidad de su representante.

    c. Descripción clara y precisa de los datos personales que dan lugar al reclamo.

    d. Rectificación y actualización.- Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

    e. Supresión.- La supresión de datos personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el titular, no obstante, lo cual MD&CO podrá negarse a la misma cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

8. Procedimiento para revocar el consentimiento respecto de las finalidades no indispensables:

Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida en cualquier momento exceptuando cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

En el evento en que el titular no desee que su información sea utilizada podrá manifestarlo de manera gratuita mediante comunicación escrita presentada en las oficinas de MD&CO ubicadas en Cali, en el domicilio, Carrera 100 número 5-169 Torre B Piso 6 Pasoancho Centro Comercial Unicentro o a través del correo electrónico: info@mdco.com.co; o al correo / suscripciones@md-co.net, acreditando su identidad, e indicando en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar, e igualmente debe indicar la información de contacto (dirección física o correo electrónico) en la que desea recibir la confirmación del retiro correspondiente.

9. Cambios y actualizaciones a esta política

MD&CO, protegerá los datos personales, confiados, tramitará las solicitudes de los titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de estos, conforme a la ley y no hará cambios a su política de privacidad que vayan en detrimento de los derechos de los titulares de la información; no obstante, MD&CO se reserva el derecho de modificar o cambiar esta política si es necesario o debido a cambios normativos. Los cambios entran en vigor en el momento que son publicados.

La política será incluida en la página web, y se firmará por cada colaborador y consultor que haga parte del equipo de MD&CO, llevando debida copia a la Hoja de vida de cada uno.